Makalah Sistem informasi personalia (personnel information systems)

BAB I
PENDAHULUAN

1.1  Definisi Dan Pengertian SIM (Sistem Informasi Manajemen)
Sistem Informasi Manajemen terdiri dari 3 kata yaitu “Sistem”, ”Informasi”,dan "Manajemen” yang memiliki arti sebagai berikut :
Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah sekumpulan kegiatan atau elemen yang saling bekerjasama dan dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan yang secara bersama- sama melaksanakan dan mempermudah kegiatan – kegiatan utama organisasi. Dalam sistem terdapat batasan yang disebut Batasan Sistem   yaitu suatu batasan / kondisi   yang memisahkan antara sistem dengan sekitarnya. Sehingga terbentuk suatu wilayah yang berada di sekitar sitem itu sendiri yaitu yang dinamakan Sub-sistem dan Supra sistem. Sub-Sistem adalah bagian - bagian atau elemen - elemen yang mendukung tercapainya tujuan dari pada sistem dan Supra Sitem yaitu suatu lingkungan yang dipengaruhi maupun mempengaruhi  terhadap keberadaan sistem. Secara proses terbentuknya Sistem dibedakan menjadi 2 macam, sistem yang terbentuk secara alami dinamakan sistem alami, contoh : Manusia, Hewan, Tumbuhan, Alam Semesta. Sedangkan sistem yang terbentuk melalui proses buatan manusia dinamakan sistem buatan, contoh : Organisasi, Perusahaan, Perangkat lunak, Perangkat keras, Komputer, Mobil, Setrika, dan lain – lain.
1.2 Tahapan Terciptanya Sistem
Tahap terciptanya sistem  yang terdiri dari tahap perencanaan, analisis, rancangan, penerapan. dan penggunaaannya, yang berlangsung sampai batasan waktu yang ditentukan, untuk merancang sistem itu kembali.
1.      Tahap perencanaan
Merencanakan pembuatan sistem yang dibutuhkan dan bisa diterima lingkungan.
2.      Tahap analisis
Melakukan penelitian didalam memperoleh informasi tentang sistem yang dibutuhkan dan diinginkan oleh lingkungan dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbarui dengan proses pemahaman informasi.
3.      Tahap rancangan
Menyiapkan perangkat didalam mempermudah  pembuatan rancangan sistem yang sesuai dengan informasi pada tahap analisis.
4.      Tahap penerapan
Merealisasikan pembuatan sistem yang merupakan penggabungan antara sumber daya fisik dengan konseptual, serta menghasilkan suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan.
5.      Tahap penggunaan
Pemakai menggunakan sistem untuk memenuhi kebutuhan, dan mencapai tujuan yang telah diidentifikasi pada tahap perencanaan.
1.3 Tujuan Mempelajari SIM
Memandang bahwa nilai dari informasi amatlah berharga, oleh karena itu harus dikelola dengan baik.Sebagai seorang wirausaha, staff manajemen atau terlebih sebagai manajer, harus dapat menghargai dan mampu mengelola informasi bagi kemajuan perusahaan dan usahanya.
1.      Manajemen Informasi
Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan. Dapat dibayangkan bagaimana perusahaan yang besar hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi. Para eksekutif sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumberdaya mereka yang paling berharga.


Jenis-Jenis Sumberdaya Informasi:
·           Manusia
·           Material
·           Mesin (Termasuk Fasilitas Dan Energi)
·           Uang
·           Informasi (Termasuk Data)
Tugas manajer adalah bagaimana mengelola sumberdaya ini agar dapat digunakan secara efektif.Empat jenis sumberdaya yang pertama memiliki wujud, ada secara fisik,
dan dapat disentuh. Sumberdaya ini disebut sumberdaya fisik. Sumberdaya yang terakhir, informasi, memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuknya, disebut sumberdaya konseptual.
2.      Manajemen Sumberdaya
Sumberdaya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan.Setelah sumberdaya disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya, meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumberdaya ini pada saat kritis—sebelum sumberdaya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.
Seluruh kegiatan tersebut yaitu memperoleh informasi, menggunakan seefektif mungkin, dan membuangnya disaat yang tepat disebut manajemen informasi.
3.      Keahlian Manajemen
Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar : keahlian komunikasi dan keahlian pemecahan masalah.



BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Sistem Informasi Manajeman (SIM)
Sistem informasi manajemen (manajement information system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing). SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut :
1.      Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan informasi dari transaksi keuangan.
2.      Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
3.      Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).
4.      Sistem informasi personalia (personnel information systems)
5.      Sistem informasi distribusi (distribution information systems)
6.      Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)
7.      Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)
8.      Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)
9.      Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems)
10.  Sistem informasi teknik (engineering information systems)
Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management). Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama (president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas. Top level management disebut juga dengan strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level.
2.2 Kegunaan / Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing
Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.
Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup. Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.
12.  SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen
Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di tengahnya.
13.  Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional
            Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.
Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :
a.       Proses transaksi
b.       Proses laporan
c.       Proses pemeriksaan
Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :
a.       Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan.
b.      Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk memilih kandidat secara kasar.
c.       Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah. Contoh : suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 hari.
14.  Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
a.       Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)
b.       Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
c.       Sebab penyimpangan
d.       Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin
Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama : (1) database dari operasional, dan (2) rencana, anggaran, standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.
Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai berikut :
a.       Model perencanaan dan anggaran
b.      Program-program laporan penyimpangan
c.       Model-model analisis masalah
d.      Model-model keputusan
e.       Model-model pemeriksaan/pertanyaan
Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisissituasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan.
2.3  Hubungan SIM dengan disiplin Ilmu lain
Ø  Akuntansi manajemen
ü  Akuntansi keuangan, berhubungan dgn pengukuran pendapatan dalam suatu
periode tertentu
ü  Akuntansi manajerial, berhubungan dgn perilaku biaya & analitss lain yg
bermanfaat untuk keputusan manajerial
Ø  Riset Operasional
Penekanan pada pendekatan sistematis untuk penyelesaian masalah
ü  Memakai model & prosedur matematik serta statistik dalam analisis
ü  Bertujuan mencari keputusan atau kebijakan secara optimal
Ø  Manajemen dan Teori Organisasi
ü  Sifat dari teori keorganisasian & pengambilan keputusan secara pribadi / perorangan
ü  Motivasi dari setiap pribadi
ü  Bagian proses & pengambilan keputusan
ü  Teknik kepemimpinan
ü  Keorganisasian yg mengubah proses
ü  Struktur & desain keorganisasian



Ø  Pengetahuan Komputer
Pengetahuan komputer meliputi :
ü  Algoritma
ü  Komputasi
ü   Software
ü   Stuktur data
2.4  Pokok-Pokok SIM
Sebuah sistem informasi manajemen bukanlah sekedar suatu perkembangan teknologis.SIM berhubungan dengan organisasi dan dengan manusia pengolahnya.Oleh sebab itu pemahaman utuh terhadap sistem informasi keorganisasian berdasarkan komputer harus juga termasuk memahami konsep-konsep yang berhubungan dengan informasi, pemakaian informasi, dan nilai informasi.Tanggapan berikut ini memperkenalkan konsep-konsep utama secara singkat.
Ø  Pokok-pokok SIM
Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai berikut:
1. Perangkat keras komputer
2. Perangkat lunak
a. Perangkat lunak sistem umum
b. Perangkat lunak terapan umum
c. Program aplikasi
3. Database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer)
4. Prosedur
5. Petugas Pengoperasian
Dalam hal penerapan, sebuah subsistem terapan yang lengkap terdiri dari:
Program untuk melaksanakan pengolahan komputer
Prosedur untuk membuat terapan menjadi operasional (formulir, petunjukuntuk
operator, petunjuk untuk pemakai, dan seterusnya).
Subsistem terapan dapat diuraikan dalam bentuk fungsi keorganisasian yang mendukung (pemasaran, produksi, dan sebagainya) atau dalam bentuk jenis kegiatan yang tengah dilaksanakan.
2.5  SIM Menurut Para Ahli
Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan atau instansi pemerintah, baik yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait dalam sistem tersebut.
Ada berbagai pendapat yang mendefinisikan pengertian sistem, seperti dibawah ini :
ü  Menurut Jogiyanto
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.(Jogiyanto,2005,2).
ü  Menurut George M.Scott
Sistem informasi adalah sistem yang diciptakan oleh para analisis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi’. (George M.Scott,2001;4)
ü  Menurut Robert A.leitch dan K.Roscoe davi
‘Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian , mendukung operasi ,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan’. (Jogiyanto,2005;11)
ü  Menurut George M.Scott,
‘Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian Sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar criteria mutu yang telah ditetapkan’.



BAB III
PENUTUP
3.1  Kesimpulan
Sistem Informasi Manajemen (SIM) sangat penting dalam suatu organisasi, khususnya dalam bidang pendidikan. Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem computer. Dalam sistem informasi manajemen, selain terdapat subsistem masukan, subsistem pengolahan, dan subsistem keluaran, terdapat pula subsistem penyimpanan data yang biasa disebut data file storage atau data base. Hal ini disebabkan dalam sistem informasi manajeman data yang terkumpul sekarang diolah sekarang, tidak selamanya digunakan sekarang, tetapi akan digunakan sesuai dengan kebutuhannya dan pada waktu yang berlainan. Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi.
3.2  Saran
Pembuatan makalah ini sangat jauh dari kesempurnaan, karena keterbatasan sumber yang saya peroleh. Sehingga isi dari makalah ini masih bersifat umum, oleh karena itu saya harapkan agar pembaca bisa mecari sumber yang lain guna membandingkan dengan pembahasan yang saya buat, guna mengoreksi bila terjadi kelasahan dalam pembuatan makalah ini.



DAFTAR PUSTAKA
http://kalibangka.wordpress.com/2013/03/28/gambaran-umum-sistem-informasi-manajement-sim/

http://dedysupardi04.blogspot.com/2012/04/gambaran-umum-sistem-informasi.html

http://apriyani13.blogspot.com/2013/05/gambaran-umum-sistem-informasi-manajemen.html